1. Contribuciones solidarias para la preparación
La preparación de la Ruta Inka requiere giras de coordinación, encuentros con autoridades e instituciones, visitas a las comunidades anfitrionas y gestiones destinadas a asegurar las condiciones logísticas de cada tramo.
Una vez seleccionados, se invitará a los participantes a realizar contribuciones solidarias y voluntarias para financiar estas actividades. No se establecerá monto mínimo ni obligación de aportar: cada participante contribuirá de acuerdo con sus posibilidades.
Esta modalidad de aporte se establece por primera vez en los 25 años de trayectoria de la Asociación Ruta Inka. Hasta ahora, los gastos de preparación y coordinación de nuestras expediciones habían sido asumidos por un patrocinador principal, cuya actividad empresarial se desarrollaba en el Aeropuerto Internacional de El Salvador. En esta nueva etapa, se apela al espíritu de reciprocidad y responsabilidad compartida que inspira la Ruta Inka.
Los recursos recibidos mediante estas contribuciones se destinarán exclusivamente a los gastos de preparación y coordinación, incluida la elaboración de medallas, placas recordatorias y otras distinciones honoríficas para reconocer a las autoridades, instituciones y comunidades que contribuyan significativamente a la realización de la expedición. Estos reconocimientos serán entregados en nombre de los expedicionarios como expresión de gratitud por su hospitalidad y compromiso.
Paralelamente, las giras de preparación permitirán gestionar patrocinios y apoyos económicos o en especie de instituciones públicas y privadas, empresas, universidades, organizaciones sociales, comunidades y personas comprometidas con los objetivos de la Ruta Inka. Los recursos y apoyos que se obtengan por esta vía se destinarán prioritariamente a cubrir los gastos de manutención y logística de la expedición y, de ser posible, a contribuir a la continuidad del programa.
2. Contribución para la manutención y logística durante la expedición
Al incorporarse a la expedición, cada participante entregará la contribución correspondiente a los gastos de manutención y logística de su tramo.
El monto será anunciado aproximadamente 60 días antes del inicio de cada tramo, una vez confirmados los patrocinios locales y las facilidades ofrecidas por las instituciones y comunidades anfitrionas, especialmente en materia de alimentación y transporte.
La administración de estos recursos estará a cargo de un Comité de Finanzas integrado por expedicionarios con experiencia contable, bajo la coordinación del tesorero de la expedición. El Comité llevará un registro de los ingresos y gastos y dará cuenta de su utilización a los participantes.
3. Alimentación, alojamiento y equipamiento personal
La alimentación se organizará prioritariamente mediante acuerdos con las comunidades e instituciones anfitrionas, que podrán ofrecerla gratuitamente, de manera parcial o total. Cuando sea necesario, la expedición podrá destinar recursos a la adquisición de ingredientes para que las propias comunidades preparen los alimentos y los compartan con los expedicionarios.
También se procurará obtener alimentación a precios preferenciales en recintos militares, incluso bajo la modalidad de rancho de tropa, como se ha realizado en anteriores expediciones. Cuando las circunstancias lo permitan, los expedicionarios podrán colaborar en la preparación de los alimentos, utilizando la infraestructura facilitada por los anfitriones y los insumos adquiridos con fondos de la expedición.
Como regla general, no se contemplarán gastos de alojamiento. Se gestionará el uso de recintos militares, instalaciones deportivas, espacios comunitarios y campamentos facilitados por las instituciones y comunidades anfitrionas.
Cada participante deberá llevar su propia bolsa de dormir y el equipamiento personal indicado para el recorrido. Las tiendas de campaña también serán aportadas por los expedicionarios, quienes coordinarán previamente su distribución y uso compartido.
Excepcionalmente, podrán utilizarse establecimientos hoteleros cuando las necesidades operativas lo justifiquen, especialmente para los equipos de prensa, comunicación y documentación que requieran condiciones apropiadas para proteger, recargar y mantener sus equipos de trabajo.
4. Misión de avanzada y vehículo de apoyo logístico
Durante el desarrollo de la expedición se establecerá una misión de avanzada, encargada de desplazarse anticipadamente a las siguientes localidades para concluir coordinaciones, verificar las condiciones logísticas, formalizar acuerdos pendientes y preparar la recepción de los expedicionarios.
Para cumplir estas funciones se dispondrá de un vehículo de apoyo logístico, con su respectivo conductor, que acompañará el recorrido y podrá adelantarse a los siguientes destinos. Servirá para transportar alimentos, ingredientes, agua, materiales, equipamiento y otros suministros necesarios, así como para facilitar las coordinaciones y atender contingencias.
En caso de accidente o emergencia, el vehículo podrá utilizarse para trasladar a un expedicionario que requiera atención médica al establecimiento de salud correspondiente, en coordinación con los servicios de emergencia cuando sea necesario.
5. Transporte y organización logística
Un equipo logístico rotativo, integrado por los propios expedicionarios y coordinado con los organizadores y las instituciones anfitrionas, colaborará en la gestión de los transportes necesarios para el recorrido.
Se procurará obtener tarifas preferenciales, apoyos institucionales y modalidades de cooperación, incluido el canje publicitario, a fin de reducir los costos de desplazamiento.
6. Actividades artísticas y culturales solidarias
La Ruta Inka promoverá, en coordinación con las autoridades y comunidades anfitrionas, conciertos, presentaciones artísticas, teatrales y otras actividades culturales con la participación de los artistas, actores y demás talentos que integren la expedición, así como de artistas, agrupaciones y expresiones culturales locales que deseen sumarse solidariamente.
Estas actividades podrán realizarse mediante entradas o contribuciones de carácter accesible. Las recaudaciones netas podrán distribuirse, de común acuerdo con los anfitriones, en partes iguales entre iniciativas de beneficio comunitario y el sostenimiento de la expedición.
Entre las iniciativas comunitarias se dará especial atención a la creación de becas para facilitar la incorporación a la Ruta Inka de jóvenes talentosos de los pueblos anfitriones que carezcan de recursos económicos, siempre que cumplan los criterios de selección y existan las condiciones para su participación. También podrán apoyarse actividades de formación estudiantil y proyectos educativos y culturales de las comunidades.
La organización, realización y distribución de los recursos se acordarán previamente con las autoridades anfitrionas y estarán sujetas a rendición de cuentas.
7. Transparencia y responsabilidad compartida
La ARI y los equipos responsables de la administración de los recursos velarán por su utilización responsable y transparente, manteniendo informados a los expedicionarios sobre los ingresos, gastos y apoyos obtenidos.
La Ruta Inka es una construcción colectiva. Cada institución, comunidad, patrocinador y expedicionario contribuirá, según sus posibilidades y responsabilidades, a hacer realidad este encuentro continental de pueblos y culturas.
